Déclaration de confidentialité relative au portail Azelis

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La présente déclaration de confidentialité (ci-après la « Déclaration de confidentialité ») régit le traitement de vos données à caractère personnel par le groupe Azelis (ci-après le « Groupe Azelis », « Azelis », « nous », « notre », « nos ») dans le cadre de votre visite sur notre site Web https://www.azelis. com/ lors de votre inscription à notre portail dédié aux clients https://explorer.azelios.com/ et votre utilisation de celui-ci (ci-après le « Portail Azelis »), de vos communications avec nous par e-mail, téléphone, ou via les réseaux sociaux (tels que Facebook, LinkedIn, Twitter, YouTube, Pinterest et Google+) ou d’autres moyens de communication, ou lorsque vous êtes (une personne à contacter ou un représentant d’)un client (potentiel), partenaire commercial, prestataire de services ou un fournisseur du groupe Azelis.

Si vous souhaitez obtenir des informations sur la manière dont nous traitons les données à caractère personnel au moyen de cookies, de plug-ins de réseaux sociaux et d’autres types de technologie de suivi, nous vous invitons à consulter notre Déclaration relative aux cookies du portail Azelis.

GÉNÉRALITÉS

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est la société du groupe Azelis avec laquelle vous interagissez habituellement (une page Web et les coordonnées des sociétés du groupe Azelis sont disponibles ici) et Azelis Corporate Services NV/SA, Posthofbrug 12 box 6, 2600 Anvers, Belgique, ayant le numéro de société 0828.239.349, RPR/RPM Anvers, division Anvers.

Toute référence à certaines lois ou réglementations qui figure dans la présente Déclaration de confidentialité inclut également tout changement, remplacement ou annulation de telles lois ou réglementations, y compris toute décision exécutive afférente.

Azelis se réserve le droit, de temps à autre, de modifier, changer ou amender la présente Déclaration de confidentialité, à son entière discrétion. Vous pouvez toujours consulter la dernière version de la présente Déclaration de confidentialité sur notre portail Azelis.

TYPES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS TRAITONS

Chaque fois que vous utilisez notre Site Web, notre Portail Azelis et les réseaux sociaux, nous collectons :

Des informations techniques associées à l’appareil que vous utilisez, telles que votre adresse IP, le type de navigateur, l’emplacement géographique et le système d’exploitation ;
Des informations concernant votre comportement de navigation, telles que la durée de votre visite, les liens sur lesquels vous cliquez, les pages que vous visitez et le nombre de fois que vous consultez une page.

Lorsque vous remplissez un formulaire de contact sur notre Site Web, que vous vous inscrivez sur notre Portail Azelis ou que vous nous contactez par e-mail, téléphone, réseaux sociaux ou par d’autres moyens de communication, nous recueillons :

Les informations d’identité de base que vous nous fournissez, telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre pays et la société pour laquelle vous travaillez ;
Le contenu de votre communication ou demande d’informations, ainsi que les détails techniques de la communication elle-même (avec qui vous correspondez de notre côté, la date, l’heure, etc.) ;
Vos préférences concernant les domaines d’intérêt du marché et la langue ;
Vos informations de connexion ;
Vos préférences concernant le moyen de communication utilisé ;
Les informations de votre profil qui sont publiquement disponibles sur les réseaux sociaux ;
Toute autre donnée à caractère personnel que vous choisissez de nous fournir.

Nous recevons toutes les données à caractère personnel mentionnées ci-dessus directement de votre part. Il se peut que nous recevions des informations supplémentaires sur vos préférences et votre comportement de navigation de la part de partenaires, tels que Google. Si vous avez besoin de plus d’informations sur les données à caractère personnel que ces parties traitent à votre sujet et mettent à la disposition de tiers, nous vous demandons de bien vouloir consulter leurs politiques de confidentialité respectives.

Si vous êtes, ou si vous représentez un client potentiel ou un client, nous pouvons obtenir vos données à caractère personnel auprès (a) de la société ou de l'entreprise que vous représentez, ainsi que (b) de votre distributeur ou fournisseur précédent.

FINALITÉS POUR LESQUELLES NOUS UTILISONS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Azelis traite vos données à caractère personnel pour vous fournir, de manière personnalisée et efficace, les informations, produits et services que vous demandez via le Site Web, le Portail Azelis, par e-mail, téléphone, les réseaux sociaux ou par d’autres moyens de communication.

==> En contactant Azelis, vous donnez à Azelis votre consentement libre, spécifique, éclairé et sans ambiguïté afin qu’elle traite vos données à caractère personnel pour donner plein effet à votre demande.

Azelis traite vos données à caractère personnel à des fins de marketing, c’est-à-dire pour vous fournir des communications, promotions, offres et autres publicités ciblées d’Azelis et de partenaires sélectionnés.

À moins que vous ne soyez (la personne à contacter d’)un client existant, Azelis ne vous enverra des communications, promotions, offres, bulletins d’information et autres publicités par e-mail ou autres canaux de communication électronique interpersonnelle que si vous y avez consenti.

Pour les (personnes à contacter de) clients existants, Azelis vous enverra uniquement ces e-mails ou autres communications électroniques sans votre consentement, dans la mesure où ils concernent des produits ou services similaires que vous avez déjà achetés auprès d’Azelis. Cependant, vous aurez toujours la possibilité d’indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir ces e-mails ou communications.

==> Lorsqu’Azelis ne vous demande pas votre consentement comme indiqué dans le paragraphe précédent, le traitement de vos données à caractère personnel sera limité à ce qui est nécessaire pour préserver les intérêts légitimes d’Azelis de commercialisation et de promotion de ses produits, services, marques, ainsi que pour assurer la bonne commercialisation globale de ses produits et services. Dans tous les autres cas, la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel pour vous envoyer des e-mails et des communications marketing sera votre consentement.

Si vous êtes (la personne à contacter d’)un client potentiel, client ou fournisseur, Azelis traitera vos données à caractère personnel pour s’engager dans des activités commerciales normales, telles que les négociations, la conclusion de contrats, la gestion et le traitement des commandes, la facturation, le reporting, le traitement et/ou l’acceptation des livraisons, la gestion de la qualité et des réclamations, la résolution des litiges et la gestion générale des relations avec les clients et les fournisseurs.

==> Un tel traitement de vos données à caractère personnel sera limité à ce qui est nécessaire pour préserver l’intérêt légitime d’Azelis en matière de gestion de ses relations commerciales normales avec les clients potentiels, les clients et les fournisseurs.

Si vous êtes, ou si vous représentez un client potentiel ou un client, Azelis peut également traiter vos données à caractère personnel pour vendre ou autrement transférer une partie de nos activités de distribution ou de notre portefeuille à un nouveau distributeur et/ou fournisseur.

==> Un tel traitement de vos données à caractère personnel sera limité à ce qui est nécessaire pour préserver l’intérêt légitime d’Azelis lui permettant de conclure et résilier des accords de distribution.

Azelis traite vos données à caractère personnel pour se conformer à des obligations légales ou pour se conformer à toute demande raisonnable de la part d’agents ou de représentants compétents d’organes d’application de la loi, autorités judiciaires et organismes gouvernementaux, y compris les autorités compétentes en matière de protection des données.

Vos données à caractère personnel peuvent être transférées, à la discrétion d’Azelis, à la police ou aux autorités judiciaires, à titre de preuve ou s’il existe des soupçons justifiés d’un acte illégal ou d’un crime que vous avez commis par le biais de votre inscription ou de votre utilisation du Site Web, du Portail Azelis, de nos canaux de réseaux sociaux ou d’autres communications avec nous.

==> Un tel traitement de vos données à caractère personnel sera limité à ce qui est nécessaire pour préserver l’intérêt légitime d’Azelis à se défendre contre une conduite préjudiciable ou criminelle.

Azelis traite vos données à caractère personnel pour effectuer des analyses statistiques permettant d’améliorer notre Site Web, notre Portail Azelis, nos publicités, nos produits et services, ou pour développer de nouveaux produits et services.

==> Un tel traitement de vos données à caractère personnel sera limité à ce qui est nécessaire pour préserver l’intérêt légitime d’Azelis à améliorer ses canaux de communication, documents marketing, produits et services ou à développer de nouveaux produits et services.

Azelis traite vos données à caractère personnel pour préserver ses intérêts légitimes, ceux de ses partenaires ou d’un tiers, si votre inscription au Site Web, Portail Azelis, réseaux sociaux ou autres canaux de communication, ou votre utilisation de ces derniers peut être considérée (a) comme une violation des conditions d’utilisation applicables ou des droits de propriété intellectuelle ou de tout autre droit d’un tiers, (b) comme une menace pour la sécurité ou l’intégrité du Site Web, Portail Azelis, réseaux sociaux ou autres canaux de communication, (c) comme un danger pour le Site Web, le Portail Azelis, les réseaux sociaux ou les autres canaux de communications, ou pour l’un quelconque des systèmes sous-jacents d’Azelis ou de sous-traitants en raison de virus, chevaux de Troie, logiciels espions, logiciel malveillant ou toute autre forme de code malveillant, ou (d) comme haineuse, obscène, discriminatoire, raciste, insultante, préjudiciable, inappropriée ou illégale de quelque manière que ce soit.

Azelis traite vos données à caractère personnel lorsque ce traitement est nécessaire pour préserver son intérêt légitime à pouvoir explorer ou mener des transactions normales d’entreprise ou de M&A.

À QUI AZELIS ENVOIE VOS DONNÉES

Azelis fait appel à des sous-traitants tiers pour vous fournir l’accès à notre Site Web et à notre Portail Azelis et traiter vos données personnelles pour notre compte. Lesdits sous-traitants tiers ne sont autorisés à traiter vos données à caractère personnel que pour le compte d’Azelis et conformément à ses instructions écrites explicites.

Azelis s’assure que tous les sous-traitants tiers soient sélectionnés avec soin et soient tenus de protéger la sécurité et l’intégrité de vos données à caractère personnel.

Azelis peut partager vos données à caractère personnel avec d’autres entités au sein du Groupe Azelis. Cependant, nous nous assurons que toutes les entités Azelis veillent à ce que tout traitement de vos données à caractère personnel soit conforme aux dispositions de la présente Déclaration de confidentialité.

Azelis n’envoie pas vos données à caractère personnel d’une façon qui permet de vous identifier à un tiers sans votre autorisation explicite, sauf :

aux sous-traitants tiers d’Azelis ;
à d’autres entités au sein du Groupe Azelis ;
à un nouveau distributeur ou fournisseur lorsque l’accord de distribution avec Azelis prend fin ; ou
à un fournisseur pour gérer et administrer les commandes que vous avez passées.

Cependant, Azelis peut envoyer des données anonymisées à d’autres entreprises, qui peuvent utiliser ces données pour améliorer les produits et services, ainsi que pour adapter le marketing, la présentation et la vente desdits biens et services.

EMPLACEMENT ET TRANSFERT

Azelis traite vos données à caractère personnel au sein de l’Espace économique européen (EEE). Cependant, afin de traiter vos données à caractère personnel aux fins décrites ci-dessus, nous pouvons également transférer vos données à caractère personnel à d’autres entités au sein du groupe Azelis, ou à des tiers qui les traitent en notre nom en dehors de l’EEE. Chaque entité en dehors de l’EEE qui traite vos données à caractère personnel sera tenue de respecter des garanties adéquates concernant le traitement de vos données à caractère personnel. De telles garanties seront la conséquence de :

La législation mise en place par le pays destinataire, qui doit pouvoir être considérée comme équivalente à la protection offerte au sein de l’EEE ; ou
Un accord contractuel entre Azelis et ladite entité. Toutes les entités Azelis sont parties à un accord contractuel basé sur les Clauses contractuelles types de la Commission européenne (de responsable de traitement à responsable de traitement) (Décision de la Commission (2004)5721).

Azelis peut transférer des données anonymisées et/ou agrégées à des entreprises en dehors de l’EEE. Si un tel transfert a lieu, Azelis s’assurera que des mesures de protection soient en place, pour garantir la sécurité et l’intégrité de vos données et tous les droits relatifs à vos données à caractère personnel dont vous pouvez bénéficier en vertu de la loi obligatoire applicable. Azelis peut transférer des données anonymisées et/ou agrégées à des entreprises en dehors de l’EEE. Si un tel transfert a lieu, Azelis s’assurera que des mesures de protection soient en place, pour garantir la sécurité et l’intégrité de vos données et tous les droits relatifs à vos données à caractère personnel dont vous pouvez bénéficier en vertu de la loi obligatoire applicable.

ASSURANCES DE QUALITÉ

Azelis fait tout son possible pour traiter uniquement les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus.

Vos données à caractère personnel ne sont traitées que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus, ou jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement à leur traitement. Azelis dépersonnalisera vos données à caractère personnel lorsqu’elles ne seront plus nécessaires aux fins décrites ci-dessus, sauf si :

Azelis, ou tout autre tiers, a un intérêt primordial à conserver vos données à caractère personnel identifiables ;
Une obligation légale ou réglementaire, ou une ordonnance judiciaire ou administrative empêche Azelis de les anonymiser.

Vous comprenez qu’un aspect essentiel de nos efforts marketing consiste à rendre nos documents marketing plus pertinents pour vous. Cela signifie que, lorsque vous y consentez, Azelis établira votre profil sur la base des données à caractère personnel que nous collectons auprès de vous (voir ci-dessus), puis utilisera ce profil pour vous fournir des communications, promotions, offres, bulletins d’information et autres publicités sur les produits et services susceptibles de vous intéresser.

Azelis prendra les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre tout accès ou vol non autorisé, ainsi que contre toute perte, altération ou destruction accidentelle. L’accès par le personnel d’Azelis ou de ses sous-traitants tiers se fera uniquement sur la base du besoin de connaître vos informations et sera soumis à des obligations de confidentialité strictes. Vous comprenez, cependant, que la sûreté et la sécurité sont des obligations qui ne peuvent jamais être garanties étant donné qu’elles relèvent uniquement de nos meilleurs efforts.

Si vous avez accepté de recevoir des communications, promotions, offres, bulletins d’information et autres publicités par e-mail ou par d’autres canaux de communication électronique interpersonnelle, vous pouvez modifier vos préférences en la matière en suivant le lien de désabonnement figurant dans ces communications.

VOS DROITS

Vous avez le droit de demander l’accès à toutes les données à caractère personnel vous concernant traitées par Azelis. Azelis se réserve le droit de facturer des frais administratifs en cas de demandes d’accès ultérieures multiples, qui sont clairement soumises pour causer des nuisances ou des préjudices à Azelis. Chaque demande précisera pour quelle activité de traitement vous souhaitez exercer votre droit d’accès et précisera les catégories de données auxquelles vous souhaitez accéder.

Vous avez le droit de demander que toutes les données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes, soient rectifiées gratuitement. Si vous soumettez une demande de rectification, votre demande doit être accompagnée d’une preuve de la nature erronée des données pour lesquelles la rectification est demandée.

Vous avez le droit de retirer le consentement au traitement de vos données à caractère personnel que vous avez précédemment donné.

Vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel vous concernant soient supprimées, si ces données ne sont plus nécessaires au vu des finalités décrites ci-dessus, ou si vous retirez votre consentement à leur traitement. Cependant, vous devez garder à l’esprit qu’une demande de suppression sera évaluée par Azelis par rapport aux :

Intérêts primordiaux d’Azelis ou de tout autre tiers ;
Obligations légales ou réglementaires, ou ordonnances administratives ou judiciaires qui peuvent contredire cette suppression.

Au lieu de la suppression, vous pouvez également demander à Azelis de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel si (a) vous contestez l’exactitude des données, (b) le traitement est illégitime, ou (c) les données ne sont plus nécessaires aux fins énumérées ci-dessus.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement des données à caractère personnel si vous êtes en mesure de prouver qu’il existe des raisons sérieuses et valables liées à ces circonstances particulières qui justifient cette opposition. Toutefois, si le traitement prévu est considéré comme du marketing direct, vous avez le droit de vous opposer gratuitement à ce traitement et sans justification.

Vous avez le droit de recevoir de notre part, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, toutes les données à caractère personnel que vous nous avez fournies.

Si vous souhaitez soumettre une demande d’exercice d’un ou plusieurs des droits énumérés ci-dessus, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse électronique générale de confidentialité du groupe Azelis : privacy@azelis.com.

Une demande d’exercice d’un droit ne sera pas interprétée comme un consentement au traitement de vos données à caractère personnel, au-delà de ce qui est requis pour traiter votre demande. Cette demande doit clairement indiquer le droit que vous souhaitez exercer et les justifications s’y rapportant, si cela est nécessaire. Elle doit également être datée et signée, et accompagnée d’une copie numérisée de votre carte d’identité valide prouvant votre identité.

Azelis vous informera rapidement de la réception de cette demande. Si la demande s’avère valide, Azelis la traitera dès que raisonnablement possible, et au plus tard trente (30) jours après réception.

Pour toute question ou réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel par Azelis, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse électronique générale de confidentialité du groupe Azelis : privacy@azelis.com. Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données.